Projets et territoires
Refonte municipale : garder les bons documents, retrouver les bonnes adresses
Bulletins, comptes rendus, formulaires et pièces pratiques ne doivent pas devenir une archive introuvable après refonte. La préparation documentaire permet de définir ce qui reste publié et comment les habitants y accèdent.
La réponse en bref
Pour préparer ce projet, identifiez les contenus à reprendre, les personnes qui valident et les outils à conserver. Cette fiche détaille les choix propres à ce périmètre ; les prestations et les conditions sont précisées au devis.
Trier avant d’importer
Un nom de fichier ne suffit pas à comprendre un document. Pour chaque ensemble, indiquez un titre lisible, une date et une rubrique de destination. Les doublons, versions anciennes et documents à retirer sont signalés à la commune. Nous ne décidons pas seuls de la durée de publication ni des obligations d’archivage.
Examiner les liens déjà diffusés
Un PDF peut être lié depuis un bulletin, un courriel ou un autre site. L’inventaire distingue son adresse de la page qui le présente. Lorsque le fichier change de place, nous étudions la destination à conserver et la règle de redirection pertinente. Un remplacement sans correspondance peut casser des usages même si le menu du nouveau site fonctionne.
L’accessibilité concerne aussi les fichiers
Un site conçu pour être lisible ne transforme pas automatiquement un PDF scanné en document accessible. La remise en forme, l’OCR ou une version HTML peuvent représenter un travail distinct. Le devis précise les documents repris et les éventuelles prestations de correction, après analyse des sources disponibles.
Les éléments à préparer.
- Titre, date et version de chaque lot
- Droits et validation de publication
- Anciennes URL des fichiers importants
- Documents nécessitant une version accessible
Questions fréquentes.
Tous les anciens PDF doivent-ils rester en ligne ?
La commune valide les documents et les règles de conservation avec ses interlocuteurs compétents. Le travail de migration ne remplace pas cette décision.
L’OCR et la remise en page sont-ils inclus ?
Pas automatiquement. Le périmètre et le coût d’une correction documentaire sont précisés au devis.
Parlons de votre commune.
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